Поручение на обработку персональных данных

Форма приложения к договору с клиникой. Публикуем заранее, чтобы юрист клиники увидел условия до переговоров, а не после.

Редакция от «1» октября 2026 года. Оформляется по части 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Правки юриста клиники обсуждаемы — пишите на Poz_dir@mail.ru.

Стороны

Оператор — клиника, заключившая договор: наименование, ОГРН, ИНН и адрес указываются в договоре.

Обработчик — ИП Казаков Эльдар Мухтарович, ОГРНИП 317072600013315, ИНН 072602223362, адрес: Краснодарский край, г. Сочи, ул. Войкова, д. 1, корп. 1 (сервис Dentobot).

1. Предмет поручения

1.1. Оператор поручает, а Обработчик обязуется осуществлять обработку персональных данных пациентов Оператора в объёме и на условиях настоящего Поручения, в целях исполнения договора.

1.2. Оператор самостоятельно определяет цели обработки, состав персональных данных и несёт ответственность перед субъектами персональных данных. Обработчик действует исключительно по поручению Оператора и не определяет цели обработки.

1.3. Согласие субъектов персональных данных получает Оператор до передачи данных Обработчику. Обработчик такие согласия не собирает.

2. Цели обработки

2.1. Обработка осуществляется исключительно в следующих целях:

  • создание записи пациента на приём в информационной системе Оператора;
  • проверка и подтверждение статуса созданной записи;
  • отмена и перенос записи по обращению пациента — если эта возможность включена Оператором;
  • передача Оператору заявок, которые не удалось оформить записью автоматически;
  • уведомление Оператора о таких заявках и о сбоях интеграций;
  • передача сведений о пациентах и приёмах, сведений о счетах и оплатах, задач и комментариев сотрудников клиники из медицинской информационной системы Оператора в его систему управления взаимоотношениями с клиентами (например, amoCRM) и сверка этих сведений — если Оператор включил такую передачу;
  • постановка сотрудникам Оператора задач в его системе управления взаимоотношениями с клиентами по обращениям пациентов к ассистенту в нерабочее время клиники и по обращениям, которые не закончились записью, — если Оператор включил такую возможность;
  • поиск карточки пациента в рабочей копии сведений из медицинской информационной системы Оператора по номеру телефона, с которого пациент обратился к ассистенту, — чтобы не запрашивать у пациента его данные повторно, если Оператор включил такую возможность;
  • отображение Оператору и уполномоченным им сотрудникам в личном кабинете сведений о пациентах, приёмах, счетах, оплатах, задачах и комментариях из рабочей копии (пункт 3.2) — только для просмотра;
  • отображение сведений о записях в личном кабинете Оператора;
  • отправка пациентам Оператора служебных уведомлений о записи в мессенджерах и по СМС (сообщение о созданной записи, напоминание о предстоящем приёме с просьбой подтвердить визит, просьба оценить визит после приёма), приём и разбор их ответов, передача голосовому ассистенту Оператора задания позвонить пациенту для подтверждения визита — если Оператор включил такую возможность; рекламные и маркетинговые сообщения в эти цели не входят;
  • отображение в личном кабинете Оператора журнала отправленных уведомлений и ответов пациентов;
  • переписка Оператора с пациентами в мессенджерах — приём сообщений пациентов (в том числе сообщений, которые пациент направил чат-ассистенту Оператора), сохранение переписки, отображение её уполномоченным сотрудникам Оператора в личном кабинете и отправка пациентам ответов сотрудников Оператора — если Оператор включил такую возможность.

2.2. Обработка в любых иных целях, в том числе для собственной рекламы Обработчика, аналитики, обучения моделей или передачи третьим лицам, не указанным в разделе 5, не допускается.

3. Состав персональных данных

3.1. Обработчик обрабатывает: фамилию, имя, отчество; номер телефона; дату рождения; выбранные услугу и врача; дату и время приёма; состояние записи; комментарий пациента; технический идентификатор диалога, ссылку на диалог и название мессенджера; номер сделки в системе управления взаимоотношениями с клиентами Оператора, к которой привязан диалог; номер телефона, с которого пациент обратился к ассистенту в мессенджере, — если их передаёт платформа ассистента. Такой номер телефона используется только для поиска карточки пациента в рабочей копии сведений из медицинской информационной системы Оператора и в его системе управления взаимоотношениями с клиентами; вместе с диалогом он хранится не дольше 30 дней. Пациенту по такому номеру сообщаются только имя и отчество из найденной карточки.

3.1.1. Если Оператор включил переписку, дополнительно обрабатываются: текст сообщений пациента и ответов ему, время сообщений, название канала связи, признак вложения со ссылкой провайдера (сами файлы не сохраняются), идентификатор чата. Тексты переписки хранятся не дольше срока, который установил Оператор (по умолчанию десять лет с даты сообщения), после чего стираются; в любом случае они уничтожаются в сроки, указанные в пункте о прекращении договора. Переписка не передаётся третьим лицам, кроме лиц, перечисленных в разделе 5, и не используется для рекламы.

3.1.2. Если Оператор включил учёт обращений и сделок в личном кабинете, дополнительно обрабатываются сведения, которые Оператор и его сотрудники сами вносят в карточки пациентов, сделок и задач в созданных Оператором полях и метках (тегах): произвольный текст, число, дата, значение из списка, отметка «да», а также задачи и примечания сотрудников. Состав таких сведений определяет Оператор; вносить в них сведения о состоянии здоровья нельзя (пункт 3.3). Обработчик хранит их в течение срока действия договора и не передаёт третьим лицам, кроме лиц, перечисленных в разделе 5.

3.2. Если Оператор включил выгрузку из медицинской информационной системы (для просмотра в личном кабинете и/или передачи в систему управления взаимоотношениями с клиентами, пункт 2.1), Обработчик дополнительно обрабатывает по пациентам, сведения о которых есть в медицинской информационной системе Оператора: номер и дату заведения карточки, дополнительный номер телефона, признак архивной карточки и его причину, источник, из которого пациент узнал о клинике, комментарий к карточке; сведения о приёмах — дату и время, врача и кресло, отметки о приходе, начале и окончании приёма, выдаче чека, отмене и переносе, причину отмены, источник записи, комментарии к приёму и к отмене; сведения о счетах — наименования, количество и стоимость оказанных услуг, скидки; сведения об оплатах, задачи и комментарии сотрудников клиники — даты и суммы оплат и возвратов, кассу, расчётный аванс или долг, тип и текст задачи и отметку о её выполнении, комментарии администраторов об общении с пациентом. Эти сведения хранятся у Обработчика рабочей копией для такой передачи и сверки, а также для просмотра в личном кабинете Оператора, и удаляются, когда Оператор выключает выгрузку из своей медицинской информационной системы в личном кабинете.

3.3. Обработчик не обрабатывает сведения, составляющие врачебную тайну, и специальные категории персональных данных: диагнозы, анамнез, план и результаты лечения, данные обследований и снимки. Такие сведения не запрашиваются и не читаются из систем Оператора. Тексты комментариев и задач составляют сотрудники Оператора; Оператор обеспечивает, чтобы такие сведения в них не вносились, либо отключает передачу текстов в личном кабинете.

3.4. Биометрические персональные данные не обрабатываются.

4. Перечень действий (операций)

4.1. Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) в пределах раздела 5, блокирование, удаление, уничтожение — способами автоматизированной обработки.

5. Привлечение третьих лиц

5.1. Оператор даёт согласие на привлечение Обработчиком следующих лиц в объёме, необходимом для исполнения договора:

  • провайдер онлайн-записи, через которого Оператор принимает записи (для медицинской информационной системы IDENT — сервис МедФлекс), — для создания приёма в системе Оператора;
  • система управления взаимоотношениями с клиентами Оператора (например, amoCRM) — если Оператор включил такую передачу;
  • провайдеры доставки сообщений, которых подключил Оператор (сервис отправки сообщений в WhatsApp, например Wazzup; Telegram через бота Оператора; СМС-сервис, например SMS.ru), — для доставки служебных уведомлений о записи и сообщений переписки: им передаются номер телефона (или идентификатор чата) пациента и текст сообщения; платформа чат-ассистента Оператора, через которую пациент общается с ассистентом, — как источник переписки, которую Оператор включил в свой личный кабинет;
  • голосовой ассистент, которого подключил Оператор, — для звонка пациенту с просьбой подтвердить визит: ему передаются имя, номер телефона пациента и сведения о приёме — если Оператор включил такую возможность;
  • российский хостинг-провайдер — для размещения серверов и резервных копий.

5.2. Обработчик обеспечивает, чтобы привлечённые лица соблюдали требования не ниже установленных настоящим Поручением.

6. Обязанности Обработчика

6.1. Соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом № 152-ФЗ, и конфиденциальность персональных данных.

6.2. Обеспечивать безопасность персональных данных, принимая меры, предусмотренные статьёй 19 Федерального закона № 152-ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1119, в том числе: разграничение доступа по ролям, передачу данных по защищённому протоколу, хранение ключей и токенов в зашифрованном виде, журналирование действий пользователей, регулярное резервное копирование.

6.3. Обрабатывать персональные данные граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации; трансграничную передачу не осуществлять.

6.4. Не раскрывать и не распространять персональные данные без согласия Оператора, если иное не предусмотрено федеральным законом.

6.5. Уведомлять Оператора обо всех обращениях субъектов персональных данных и запросах уполномоченных органов в течение 3 (трёх) рабочих дней с момента получения и исполнять указания Оператора по таким обращениям.

6.6. Уведомлять Оператора о фактах неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных незамедлительно, но не позднее 24 часов с момента выявления, а о результатах внутреннего расследования — не позднее 72 часов, с тем чтобы Оператор мог исполнить обязанность по части 3.1 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

6.7. По требованию Оператора предоставлять сведения об обрабатываемых персональных данных и о принимаемых мерах защиты.

7. Срок обработки, возврат и уничтожение

7.1. Обработка осуществляется в течение срока действия договора.

7.2. В течение 5 (пяти) рабочих дней после прекращения договора Обработчик передаёт Оператору выгрузку сведений о записях в машиночитаемом формате.

7.3. Обработчик прекращает обработку и уничтожает персональные данные, включая копии в резервных копиях по мере их ротации, не позднее 30 (тридцати) календарных дней после прекращения договора, а по письменному требованию Оператора — в течение 5 (пяти) рабочих дней. Об уничтожении составляется акт, копия которого направляется Оператору по его запросу.

7.4. Токены и ключи доступа к системам Оператора отзываются немедленно по команде Оператора в личном кабинете или по его письменному требованию.

8. Ответственность

8.1. Обработчик несёт ответственность перед Оператором за соблюдение настоящего Поручения. Ответственность перед субъектами персональных данных несёт Оператор.

8.2. Поручение действует с даты подписания договора и до истечения сроков, установленных разделом 7.

Связанные документы